當一個職缺開啟後，HR或recruiter要做什麼呢？首先，要和用人主管開一個招募策略會議(recruiting strategy meeting, 或稱intake meeting)。
即使類似的職缺已經招募過很多次了，HR還是至少要開一次會議，並要談論至少以下5個重點。
1. 工作本身
確認工作內容(Job Description)是不是最新的版本。通常組織或團隊變動、專案調整等都有可能稍微改變工作內容，這時就要更新工作內容，並且討論出這個職位要具備的知識、技術和能力(KSAs)。也需要討論在目前的人力市場上，是不是有可能找到具備95%這份工作的KSAs，而剩下的5%可以透過訓練的方式填補，這樣可以在找人才的時候更實際和更精準。
2. 工作團隊
HR或招募人員需要和用人主管討論是否在目前團隊中有合適此職缺的人。許多公司會利用內部網站張貼職缺來鼓勵內部轉調，如果公司內部有合適的人選，那麼HR便可以與主管討論是否仍要招募這個職缺，還是要填補這個人選的職位。另外，HR也需討論這個工作是否有與團隊互動和合作(team dynamics)相關的部分需要在面談時評估的。
3. 潛在招募管道
HR可以詢問用人主管是否知道一些潛在的人才來源，有些主管很了解同業其他公司的狀況並且提供HR可以去關注的管道（例如裁員）；同時HR也可以和用人主管分享目前尋才管道的成效。招募團隊應該適時追蹤每個招募管道的招募時長、費用(cost per hire)、和招募人才的品質，這些資訊可以幫助用人主管了解此職缺現有招募資源的狀況。
4. 招募期間
此會議可以讓用人主管有機會提前思考：在招募期間，他們要如何管理現有團隊的運作，現有員工可能因為不知道要cover該職缺的工作到什麼時候，壓力和不滿都會增加。主管可能會因此想要加速整個招募流程，導致並非最佳的招募結果。
5. 未來發展性
有些人會說應徵者應該專注在目前應徵的工作上，但現實是他們會想知道在這公司的未來發展性。HR和用人主管應該確認這個職位的到職計畫和訓練計畫(onboarding and training plan)，例如他是否會有buddy或mentor、他的30/60/90天工作目標等，即使沒有很明確的職涯計畫，讓應徵者知道有設計好一個能幫助他們發展的計畫，可以讓公司在他們心中脫穎而出。
HR和用人主管討論完後，可以用email簡短彙整討論的重點，這也就成為了此職缺的招募策略。未來如果需要調整招募計畫時，也可以依據這個原始策略來做修改，未來更能用來進化招募流程。
Source: 5 Essential Topics to Cover in Recruiting Strategy Meetings
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