招募（Recruitment / Talent Acquisition）看似是HR簡單的日常工作，但是既須做好策略規劃，同時又有很多細節繁瑣的事需要落實執行，所以有些公司是配置完整又專業的招募團隊來執行。

很多人剛踏入HR領域時都是從招募人員（recruiter）做起，這工作有什麼眉角要注意呢？HR Business Partner在招募流程中又扮演什麼角色？

除了溫蒂在Chapter 7｜人才招募方式百百種（上篇）和Chapter 8｜人才招募方式百百種（中篇）介紹的各種招募活動之外，recruiter每天也持續在做日常的招募工作：收集用人需求、張貼職缺、收集履歷、初步篩選、給用人主管評估、邀請面談、接待面試者、回覆面試者問題、收集面試回饋、安排二次面談、發感謝函、履歷資料建檔等。

溫蒂在Chapter 3｜HR部門怎麼分工？談到溫蒂公司HR部門的配置中只有2個recruiters，平均每人同時負責超過100個職缺，大家能想像嗎？

當然這些職缺也有分輕重緩急和優先順序，有些職缺其實沒那麼急著要找人，有些職缺甚至是讓用人主管自己收集、篩選履歷、甚至邀請面談。（但如果能由recruiter統一作業，公司專業度看起來會比較好。）

這些日常招募工作看起來好像沒什麼難度，但是魔鬼藏在細節裡，溫蒂觀察到很多常被忽略的細節值得特別留意，例如：

  • 用人主管常常把職務描述（Job Description）和職務需求（Job Requirements）混在一起寫，recruiter應要協助改寫和分類。
  • 用人主管有時只是很簡單條列出工作項目，但是職務描述需盡量將工作內容寫得詳細完善、吸引人卻又不誇大。
  • 職務描述中常常出現公司內部用語或縮寫，應改為大眾通用的用語。
  • 公司制式履歷表格太繁瑣，甚至有許多不必要的個人隱私問題（如籍貫、婚姻狀態、家庭狀況、血型、身高、體重等）。
  • 沒有確實追蹤面談結果或忘記發送感謝函。

在這些日常招募過程中也會出現Chapter 8提到的中階人才與CEO團體面談的人選，但是用人主管常跟溫蒂說不希望他們面談的人選被送去CEO的團體面談，因為一旦去了結果就是一翻兩瞪眼，如果CEO不喜歡這個人選，就只能直接說掰掰了。

但是團體面談人選常常不足，所以用人主管這個請求還是會被主辦的HR Business Partner拒絕的。（我們也有業績壓力阿！）

HR Business Partner在招募流程所扮演的角色

HR Business Partner負責掌握事業群組織內的人員編制，recruiter會先向HRBP確認後再開啟職缺。

HRBP接下來的參與時間點通常是在第二階段面試，recruiter會先將履歷和用人主管第一次面談的紀錄給HRBP，如果沒有問題就會安排事業群總經理、HRBP和用人主管參加第二階段面試。如果有疑慮的話，HRBP也可以先與用人主管釐清。

然而「技術類」的職位如工程師，則是直到用人主管送錄用單，HRBP才會打電話給他們談薪資和錄用。

二次面談後有時HRBP還需要做資歷查核（Reference Check），確認應徵者過去的公司、職務內容及工作表現。通常應徵者提供的主管名單都是對他們工作表現讚譽有加，但溫蒂也真的遇過有「推薦人」說應徵者工作上的不適任之處，而且他也很驚訝怎麼會被列為推薦人...。

因為recruiter沒有負責薪資的領域，所以一旦由HRBP接手與應徵者談薪資，就是由HRBP負責持續與該應徵者聯繫，並完成後續的錄用流程。

HRBP談好薪資（複習一下：Chapter 6｜你最在意的薪資／績效獎金／分紅／調薪）並且確認要錄用後，HRBP還要填寫錄用單並進入錄用簽核流程（用人主管→事業群總經理→人資副總）。

這個時候應該很多人都會遇到HR跟你說，聘任書還沒收到是因為錄用流程還卡在簽核。

卡在簽核的原因可能有很多，有時人資副總會提出「覺得薪資給太高」、「這個部門沒賺錢為什麼還要找人？」、「這位履歷看不出來有符合條件啊」、「這個前員工之前在公司的績效考核如何？（延伸閱讀：【科技業人資忙什麼？】Chapter 10｜績效考核怎麼評？｜沒有人想當最後的5%）」、「從面試評核表看不出來要錄取的原因在哪」等問題，HRBP就需要先向人資副總釐清這些疑慮後才能順利發出錄用通知（或是很不幸地被擋下）。溫蒂也曾經原本和應徵者談好薪資，卻被人資副總退件而必須重新協商薪資。

有時溫蒂的小確幸就是開會回來後，看到桌上放著人資副總簽好的聘任書。

因為recruiter的工作已經多到滿出來（也可以說是人力配置不足導致），平常沒有時間「主動」尋找潛在人才（Talent Hunting），這也是溫蒂覺得很可惜的地方。

有時HRBP就會代替做這個工作，我們口語常說的「撈履歷」，就是在人力銀行網站上設置條件並搜尋可能合適的履歷，再主動聯繫。

LinkedIn招募功能

現在越來越多公司也開始使用LinkedIn的招募功能，當時溫蒂就是先請歐洲分公司幫忙買了一個LinkedIn的招募帳號（從歐洲下單的價格比亞洲優惠），並負責操作台灣總部的LinkedIn（恩...溫蒂的工作就是這麼雜...）。

這個招募功能的一大好處就是可以設置很多篩選條件來「撈履歷」，並且如溫蒂在【HR新知分享】HR如何對抗職場上的歧視？提到的，禁止以性別、年齡等條件來篩選。

購買招募功能還可以看到所有會員「未開放」的人事履歷（profile）內容，但最大的缺點就是99%都沒有聯絡電話或email，只能透過LinkedIn發送訊息功能，而常常都是未讀未回。

張貼職缺數量（Job Slot）的費用是需要另外加購，職務內容則是可以無限次更換。人資副總只願意讓我們買2個（我前面有提到公司職缺有多少吧？），所以溫蒂只好想辦法把所有類似職缺都塞在同一個貼文裡，或是直接做CEO團體面談的廣告宣傳。

因為能夠張貼的職缺有限，所以通常溫蒂只能選擇一些比較有可能使用LinkedIn的會員族群，如業務、HR等職種來張貼職缺。

LinkedIn會員遍布全球，溫蒂偶爾還需要幫其他規模較小的如澳洲、印度、新加玻等海外分公司張貼職缺並收履歷。

若有人投遞履歷的話，溫蒂會收到一封封的e-mail，如果應徵者有附上自己的履歷，就會有附加檔案；若無，e-mail中就只有名字和簡單的學經歷，如果要看完整的profile還要點連結進去網站看，再存成PDF檔案傳遞給其他HRBP或用人主管，如此的招募流程效率就會大打折扣。

LinkedIn會顯示出張貼職缺的人的資料，所以溫蒂也時常收到應徵者傳訊息問問題。現在有一位HRBP就是透過LinkedIn主動聯繫溫蒂，才安排面談後加入公司的。

員工推薦（employee referral）也是很常見且成效高的招募方式，公司也一直很想拓展這個管道，甚至把推薦的比例設為部門目標之一。

我們想了一些方法，例如把握新進人員的人脈網絡，在剛到職時就請他們推薦認識的人選；聚焦重點職缺的需求條件來幫助員工回想身邊合適的人選；透過員工的社群媒體管道來宣傳等。

歐洲分公司的HR也特別積極推廣員工推薦方案，定時發信給所有員工告知目前公司的職缺，並提醒他們推薦方式和推薦獎金。

上一篇溫蒂有提到，公司不用獵頭公司來找人，所以就要多仰賴現有廣大員工來充當獵頭了。

【備註】本系列連載內容以溫蒂前公司為背景，並以溫蒂親身經驗為基礎，不代表前公司或同仁立場，亦不一定適用於其他企業，特此聲明。非經授權請勿轉載。

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溫蒂小姐。Miss Wendy

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