故事的起因是來自一封由員工寄給CEO的匿名信,信中開門見山地指出某樓某部門的員工遲到並早退長達半年的時間,希望公司能查明並處理。整起事件和公司的「出勤管理」作法讓溫蒂印象深刻,所以特別寫一個短篇與大家分享。
CEO收到信的當天就通知HR與高階主管,他說這件事雖然看似不大,但希望擴大處理,並提出三點要求:
- 改善公司的工作紀律
- 稽核員工的出勤紀錄並控管人力編制
- 調查信中所指的員工實際情況並做必要處理
HR副總馬上請信中被提及的部門主管進行調查,後來得知是部門小主管默許該位員工提早離開公司去接小孩放學,在受到指正並受到懲戒後,這起個案也就告一段落,但後續所衍生的效應才正要開始。
兩週後CEO居然又收到另一封匿名信,同樣說到公司有很多人晚到公司卻準時就下班。這封信對HR副總來說簡直是火上添油,只好催促我們趕快做出「出勤分析報表」以了解員工整體出勤狀況,並要我們提出改善對策。
這裡必須先說一下,溫蒂公司當時並沒有上、下班打卡的規定,且默許員工有一些彈性上、下班的寬限時間,例如表定是8:30上班、17:30下班,但是若真的晚一點到公司也不會被認定為遲到或因此受到懲處;也因為很少人17:30就準時下班,所以通常晚一點進公司又晚一點(通常是晚很多)離開公司,主管也就不會特別計較。
這樣相對彈性自由的「人性化管理」所產生的副作用,就是老闆時不時會覺得公司的出勤管理很鬆散。曾經有一次有位員工提著早餐進公司,好巧不巧和CEO搭乘同一班電梯上樓。CEO便將這件事告訴HR副總,他認為員工姍姍來遲還帶著早餐進公司,如果上樓吃完早餐再開始工作想必時間就更晚了!
這個事件讓CEO覺得有必要加強工作紀律,於是HR副總要求HRBP(HR Business Partner)每天早上「偷偷」去巡視各樓層上班時間的出勤狀況。HR副總甚至還親自在公司大門「迎接」員工上班,實則在觀察哪些員工比較晚進公司。後來公司還宣導說如果早上有安排內部會議,會議時間必須訂於早上9點開始(而不是9點半或10點),這樣才能確保員工充分利用早上上班時間。
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再講回這次HR副總要我們做的「出勤分析」,因為公司當時沒有打卡紀錄,我們只能參考門禁卡刷卡進出的時間,和從停車場開車進出的時間來判斷員工大致的出勤狀況。(註:勞基法有規定雇主應備有員工的出勤紀錄喔!)一開始從這兩份資料中發現真的不少工時不滿八小時(扣除中午休息一小時)的紀錄,再交叉比對請假紀錄後,篩選出頻率最高的員工名單。
CEO要求HRBP交出出勤不良的名單,但怕上述資料不準確而有所誤判,所以HRBP先個別通知名單中員工的部門主管,請他們先釐清確認。例如有主管向溫蒂反應說那段期間國外客戶來訪,所以提早帶客人去用餐;或是員工去外部實驗室做產品實驗,所以下午不在辦公室等種種原因。
HR副總進一步要求HRBP發信給所有主管,請他們多加管理員工的出勤狀況。那段時間,整個辦公室都壟罩在一股詭異的氛圍中,主管們更是被搞得神經緊繃,有的主管一收到溫蒂的訊息就很慌張地來找溫蒂,問說老闆又有什麼特別指示嗎?
同時也出現忿忿不平的員工,私下跟溫蒂報告部門同事遲到或早退的狀況,或是沒請假就下班,覺得主管管理標準不一,所以希望溫蒂可以去調查等等。
CEO收到出勤不良的員工名單之後,建議要對這些員工採取較強力的處理方式以儆效尤,甚至指示說:「某員工的年資僅不到半年就出勤不良,建議予以停止試用,以形成警告個案。」此外,還要求針對出勤管理鬆散的部門給予警告,並停止增員補人。
大約兩週後,HR副總甚至發出最後通牒,要求HRBP在一周內要基於出勤狀況加上工作績效的因素之下,至少資遣一位員工。溫蒂在之前的章節有提過處理資遣的難處,絕對不是老闆所想的那麼簡單,如果草率地處理反而會帶來更嚴重的後果。後來我們並沒有以出勤狀況為理由資遣員工,但同時也達成老闆的要求,暫時化解這個難題,故事也暫時告一段落。
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一年後,溫蒂在建置HR Dashboard的數據管理時,HR副總要求把「遲到率」當作其中一項KPI指標,但在當時公司仍沒有明訂/公布何謂遲到或相關規範罰則。
後來為了配合勞基法的規定要記錄員工的出勤,公司大門裝上可以記錄出勤的門禁系統,不過溫蒂當時已經離開公司,後續關於出勤管理的故事怎麼進行,溫蒂就不得而知了。
【備註】本系列連載內容以溫蒂前公司為背景,並以溫蒂親身經驗為基礎,不代表前公司或同仁立場,亦不一定適用於其他企業,特此聲明。非經授權請勿轉載。
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